Reklamationssystem

Håndtér reklamationer struktureret.
Modtag, behandl og dokumentér reklamationer fra start til slut.

Stackable Reklamationssystem

Hvad er et reklamationssystem?

Et reklamationssystem fra Stackable fungerer som en central hub for alle fejlmeldinger og klager fra jeres kunder. I stedet for usammenhængende e-mail-tråde og manuelle regneark, får I en struktureret platform, hvor hver sag får et unikt ID, en ansvarlig medarbejder og en fast defineret proces. Systemet gør det muligt at opsamle præcis de data, I har brug for, herunder billeddokumentation, batchnumre og fejlkategorier.

Vi tilpasser workflows, så de afspejler jeres forretningsgange, uanset om en sag skal godkendes af en kvalitetschef, sendes til reparation hos en leverandør eller udløse en automatisk ombytning. Automatiserede notifikationer holder kunden opdateret gennem hele forløbet, hvilket minimerer antallet af opkald til jeres support. Det skaber tryghed for kunden og frigiver tid til jeres medarbejdere.

Da systemet er bygget på Stackables framework, ejer I hele løsningen uden at betale for dyre brugerlicenser. Det betyder også, at vi nemt kan integrere reklamationsdata med jeres lagerstyring eller ERP-system, så I får et fuldt overblik over produktfejl og omkostninger forbundet med reklamationer. I får et værktøj, der ikke blot løser problemer, men også giver indsigt til at forbedre jeres produkter fremadrettet.

Eksempler på funktioner

Funktionerne herunder er eksempler på, hvad et reklamationssystem typisk kan indeholde. Vi tilpasser altid omfang og funktionalitet til jeres konkrete behov.

 

Centraliseret indbakke til alle reklamationer Sagsstyring med prioriteringsniveauer
Integration med interne ordresystemer Automatiske statusopdateringer til kunder
Eksport af data til kvalitetssikring Historik over kundens tidligere sager
Upload af billed- og videodokumentation Automatisk generering af returlabels

Hvem har gavn af et reklamationssystem?

Et reklamationssystem bruges på tværs af brancher. Setup og funktionalitet ser forskelligt ud afhængigt af, hvem I er, og hvordan I sælger og afvikler jeres arrangementer.

B2B-virksomheder med videresalg

Giv forhandlere adgang til en portal, hvor de nemt kan indberette fejl på modtagne varer og følge sagens status.

E-handels­virksomheder

Strømline håndteringen af defekte varer, returforsendelser og refunderinger i én automatiseret proces.

Produktion og kvalitetssikring

Systematisk opsamling af produktfejl for at identificere svagheder i produktionen og dokumentere reklamationsrater.

Forbrugervarer og kundeservice

Lad slutkunder indberette skader eller mangler direkte via en selvbetjeningsløsning på jeres website.

Reparations­virksomheder

Kombiner reklamationshåndtering med teknikerbooking, når varer skal repareres på kundens adresse.

Grossister og distributører

Håndtér reklamationer i forsyningskæden ved at sende sager videre til de relevante leverandører for godkendelse.

Mulige integrationer

Et reklamationssystem kan integreres med de systemer, I allerede bruger – så data flyder automatisk, og I undgår dobbeltarbejde. Her er nogle af de mest almindelige integrationer.

Mangler I en specifik integration? Kan systemet snakke via API, kan vi som regel koble det på.

 

ERP-systemer

Hent ordredata og eksportér data til kreditnotaer direkte i jeres regnskabssystem.

Webshops

Forbind reklamationer direkte med solgte varer fra jeres B2B- eller B2C-shop.

Kommunikation

Send notifikationer til interne teams, når en ny kritisk sag bliver oprettet.

Fragtmoduler

Gør det muligt for kunden at trække returlabels direkte fra reklamationsportalen.

CRM-integration

Automatisk synkronisering af kundehistorik og reklamationsstatus på tværs af platforme.

Survey-værktøjer

Send automatisk opfølgende spørgeskemaer for at måle kundetilfredsheden efter endt sag.

Hvorfor specialudvikling giver mere mening end en standardløsning

Et standardsystem tvinger jer til at tilpasse forretningen til softwaren. I betaler ofte dyre licenser for funktioner, I aldrig bruger, og må alligevel finde workarounds for de processer, der er unikke for jer.

Med Stackable vender vi det om: I får et system, der er bygget til jeres arbejdsgange. Vi starter ikke fra nul – vi sammensætter og tilpasser moduler fra et framework med 100+ byggeklodser. Det gør specialudvikling både hurtigere og markant billigere end tidligere.

Få et oplæg på et reklamationssystem

Lad os tage en dialog om, hvordan I håndterer reklamationer i dag, og hvordan vi kan automatisere processen for jer.

Udfyld formularen eller send en mail til info@vestjyskmarketing.dk

Ofte stillede spørgsmål

Et reklamationssystem er en struktureret softwareløsning til at modtage, logge og behandle klager eller fejl på produkter og ydelser. Det sikrer, at ingen sager bliver glemt, og at kunden altid får svar til tiden.

I ejer koden og løsningen 100%. Der er ingen månedlige licenser per bruger, hvilket gør det muligt at skalere jeres kundeservice uden ekstra omkostninger.

Ja, via API-integration kan systemet automatisk hente ordredata fra jeres eksisterende ERP- eller webshop-løsning, så kunden blot skal indtaste et ordrenummer.

Ja, systemet håndterer nemt dokumentation i form af billeder og video, som kunden kan uploade direkte fra deres mobil eller computer.

Ja, vi kan opsætte regler, der automatisk prioriterer sager baseret på f.eks. garantistatus, produktkategori eller kundetype.

Systemet indeholder et dashboard med overblik over svartider, mest fejlbæftede produkter og status på åbne sager.

Ja, vi designer portalen, så den matcher jeres visuelle identitet og eksisterende kunderejse fuldstændigt.

Absolut. Vi bygger ofte systemer, der håndterer workflows på tværs af kundeservice, lager (returmodtagelse) og økonomi (kreditnota).

Ved at automatisere statusopdateringer og samle al kommunikation ét sted reduceres tidsforbruget væsentligt sammenlignet med e-mail og Excel.

Ja, systemet kan opsættes til at sende automatiske bekræftelser og statusopdateringer via e-mail eller SMS til kunden.